Les 20 plus grandes erreurs à éviter lors de l’obtention d’un Cargo Tracking Note (CTN)

Vous prévoyez d’obtenir un CTN pour vos expéditions vers des pays africains ? Ou peut-être pour un transit ?

Si vous ne le savez pas encore, les CTN sont obligatoires pour la plupart des pays africains et ne pas en avoir peut vous mettre dans une situation délicate. Il est donc important de disposer de toutes les informations essentielles sur les CTN avant le départ de votre expédition.

Les CTN sont connus sous des noms différents selon les pays, par exemple ECTN, BESC, ENS, FERI, BIETC et d’autres.

Voyons maintenant les erreurs les plus courantes pouvant survenir lors de l’obtention d’un CTN et comment les éviter.

1# Documentation incomplète :

Cela paraît simple, et pourtant beaucoup de gens oublient les choses les plus élémentaires. Veillez à ne pas commettre cette erreur. Si vous fournissez des informations incomplètes ou inexactes dans la demande de CTN, cela peut entraîner des retards, d’éventuelles pénalités, voire des coûts bien plus élevés.

2# Soumettre la demande trop tard :

L’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt. Ne demandez pas votre CTN trop près du départ de la cargaison. Cela peut entraîner des délais manqués et d’éventuelles perturbations à l’arrivée.

3# Description incorrecte de la cargaison :

Si, par erreur, vous avez fourni une description de la cargaison incorrecte ou insuffisante, cela peut entraîner plusieurs problèmes et malentendus. La cargaison expédiée ne doit pas faire l’objet d’une erreur de classification. Elle ne doit pas comporter de code SH incorrect si vous souhaitez un traitement douanier et tarifaire rapide et correct. Dans le cas contraire, cela pourrait conduire à une évaluation erronée des droits, des taxes et des autres exigences de conformité.

Des descriptions de cargaison inexactes peuvent entraîner des litiges entre les parties concernées. Fournissez toujours une description de la cargaison complète et exacte :

4# Mauvais codes SH :

Classer incorrectement la cargaison selon les codes du Système harmonisé (SH) peut entraîner des évaluations incorrectes, des problèmes de dédouanement et des litiges. Retards de dédouanement, droits erronés, perturbations des délais et statistiques commerciales incorrectes pour les administrations et les associations figurent parmi les problèmes qui peuvent en découler.

5# Informations insuffisantes sur les conteneurs :

Ne pas fournir avec exactitude les informations sur les conteneurs, comme les numéros et les tailles, peut provoquer confusion et retards. Autres problèmes causés par des informations insuffisantes sur les conteneurs : retards opérationnels, égarement de la cargaison, difficultés de stockage, problèmes de rapprochement des données, et plus encore.

6# Fausse déclaration de valeur :

Ne fournissez pas de valeurs de cargaison inexactes, car cela peut entraîner des litiges douaniers et d’éventuelles sanctions financières. La valeur déclarée d’une cargaison est un aspect important d’une documentation douanière correcte. Autres conséquences d’une fausse déclaration de valeur : contrôles supplémentaires, incidences sur les droits et taxes, saisie des marchandises, atteinte à la réputation, et plus encore.

7# Soumission de documents inappropriés :

N’oubliez pas que le fait de ne pas fournir les pièces justificatives requises ou de soumettre des documents périmés peut entraîner des retards de traitement. Des informations supplémentaires peuvent aussi être utiles, mais elles ne doivent jamais être inappropriées. Chaque section doit contenir des informations factuelles et pertinentes, conformément aux champs requis du formulaire.

8# Manque de conformité :

Veillez à toujours respecter les exigences du pays de destination en matière de CTN ; à défaut, la cargaison pourrait être retenue au port ou se voir refuser l’entrée. Chaque pays applique une politique différente : assurez-vous donc d’être pleinement conforme aux règles de chaque pays et de disposer de l’approbation requise.

9# Faire la demande après le départ de la cargaison :

Si vous souhaitez éviter des amendes, des pénalités, des problèmes de dédouanement, des litiges ou des retards inutiles, veillez à toujours remplir vos formalités et à obtenir votre CTN avant que votre cargaison ne parte pour le port de destination.

10# Ignorer la réglementation :

Ignorer ou négliger la réglementation spécifique au CTN du pays de destination peut entraîner des retards de cargaison, une non-conformité et bien d’autres problèmes. Assurez-vous de bien comprendre toute la réglementation du pays de destination et, le cas échéant, des pays de transit.

11# Ignorer les exemptions :

Ne pas étudier les exemptions ou ne pas les demander lorsqu’elles s’appliquent peut entraîner des dépenses inutiles. Vous pouvez être exempté dans certains cas, comme l’aide humanitaire

12# Ne pas vérifier les informations du transporteur :

Ne pas vérifier les informations du transporteur maritime peut entraîner des erreurs dans le CTN et d’éventuels blocages. Assurez-vous de disposer d’informations complètes sur le transporteur.

13# Ignorer les restrictions portuaires :

Négliger de vérifier et de respecter la réglementation et les restrictions propres à chaque port peut entraîner des retards de cargaison ou des pénalités.

14# Coordonnées incomplètes ou incorrectes :

Fournir des coordonnées incomplètes ou incorrectes peut entraver la communication et la résolution des problèmes.

15# Ne pas suivre les mises à jour :

Ne pas se tenir informé du statut du CTN et des éventuels changements peut entraîner des surprises et des retards.

16# Ignorer les dates d’expiration :

Ne pas tenir compte de la durée de validité du CTN peut conduire à des documents expirés et à une éventuelle nouvelle demande.

17# Communication insuffisante :

Une mauvaise communication avec les autorités douanières ou les prestataires de services peut entraîner des malentendus et des complications.

18# Choisir des prestataires peu fiables :

Opter pour des prestataires de services CTN non vérifiés ou inexpérimentés peut entraîner des erreurs et des retards.

19# Négliger les révisions :

Ne pas réviser le CTN lorsque les informations sur la cargaison ou l’expédition changent peut entraîner des inexactitudes.

20# Supposer que toutes les routes se ressemblent :

Supposer que les exigences en matière de CTN sont les mêmes pour toutes les routes peut entraîner une non-conformité et des problèmes d’expédition.

Il est essentiel de bien comprendre les exigences du pays de destination en matière de CTN et de garantir une soumission exacte et dans les délais afin d’éviter ces erreurs potentielles et d’assurer un transport de marchandises sans encombre.