I 20 errori più gravi da evitare quando si ottiene un Cargo Tracking Note (CTN)

Devi ottenere un CTN per le tue spedizioni verso i Paesi africani? O magari per un transito?

Se non lo sai già, il CTN è obbligatorio per la maggior parte dei Paesi africani e non averlo può metterti nei guai. Per questo è importante disporre di tutte le informazioni essenziali sui CTN prima che la spedizione inizi il suo viaggio.

I CTN sono noti con nomi diversi in ciascun Paese, ad esempio ECTN, BESC, ENS, FERI, BIETC e altri.

Vediamo ora quali sono gli errori più comuni che possono verificarsi quando si richiede un CTN e come evitarli.

1# Documentazione incompleta:

Sembra banale, eppure molti dimenticano le cose più semplici. Assicurati di non commettere questo errore. Se fornisci informazioni incomplete o inesatte nella richiesta di CTN, puoi andare incontro a ritardi, possibili sanzioni o persino costi più elevati.

2# Presentare la richiesta in ritardo:

Chi prima arriva meglio alloggia. Non richiedere il CTN a ridosso della partenza della merce. Rischi di mancare le scadenze e di subire possibili disagi a destinazione.

3# Descrizione errata della merce:

Se per errore fornisci una descrizione della merce errata o insufficiente, possono nascere diversi problemi e malintesi. La merce spedita non deve essere classificata in modo errato. Non deve riportare un codice HS sbagliato se vuoi una procedura doganale e tariffaria rapida e corretta. In caso contrario, si rischia una valutazione errata di dazi, imposte e altri requisiti di conformità.

Descrizioni inesatte della merce possono causare controversie tra le parti coinvolte. Fornisci sempre una descrizione della merce completa e accurata:

4# Codici HS errati:

Classificare erroneamente la merce secondo i codici del Sistema Armonizzato (HS) può portare a valutazioni errate, problemi di sdoganamento e controversie. Ritardi nello sdoganamento, dazi errati, interruzioni dei tempi e statistiche commerciali inesatte per governi e associazioni sono solo alcuni dei problemi che può causare.

5# Dati del container insufficienti:

Non fornire con precisione i dati dei container, come numeri e dimensioni, può causare confusione e ritardi. Altri problemi dovuti a dati del container insufficienti sono: ritardi operativi, smarrimento della merce, difficoltà di stoccaggio, problemi di riconciliazione dei dati e altro ancora.

6# Dichiarazione errata del valore:

Non fornire valori della merce inesatti: possono causare controversie doganali e possibili sanzioni pecuniarie. Il valore dichiarato di una merce è un aspetto importante di una corretta documentazione doganale. Altre conseguenze di una dichiarazione errata del valore sono: controlli aggiuntivi, implicazioni su dazi e imposte, sequestro della merce, danni alla reputazione e altro ancora.

7# Presentazione impropria dei documenti:

Ricorda che la mancata presentazione dei documenti giustificativi richiesti o la presentazione di documenti non aggiornati può causare ritardi nell’elaborazione. Più informazioni sono utili, ma non devono mai essere improprie. Ogni sezione deve contenere informazioni reali e pertinenti, secondo i campi richiesti dal modulo.

8# Mancata conformità:

Assicurati di rispettare sempre i requisiti CTN del Paese di destinazione; in caso contrario la merce potrebbe essere trattenuta in porto o respinta. Ogni Paese applica norme diverse, quindi assicurati di essere pienamente conforme alle regole di ciascun Paese e di avere l’approvazione richiesta.

9# Presentare la richiesta dopo la partenza della merce:

Se vuoi evitare multe, sanzioni, problemi di sdoganamento, controversie o ritardi inutili, assicurati di completare sempre le pratiche e di ottenere il CTN prima che la merce parta verso il porto di destinazione.

10# Ignorare le normative:

Ignorare o trascurare le normative CTN specifiche del Paese di destinazione può causare ritardi della merce, non conformità e molti altri problemi. Assicurati di comprendere tutte le normative del Paese di destinazione e degli eventuali Paesi di transito.

11# Ignorare le esenzioni:

Non informarsi sulle esenzioni o non richiederle quando applicabili può comportare spese inutili. Potresti essere esentato in casi come gli aiuti umanitari

12# Non verificare le informazioni del vettore:

Non verificare le informazioni del vettore marittimo può causare errori nel CTN e possibili blocchi. Assicurati di avere informazioni complete sul vettore.

13# Ignorare le restrizioni portuali:

Trascurare di verificare e rispettare le normative e le restrizioni specifiche del porto può causare ritardi della merce o sanzioni.

14# Recapiti incompleti o errati:

Fornire recapiti incompleti o errati può ostacolare la comunicazione e la risoluzione dei problemi.

15# Non monitorare gli aggiornamenti:

Non tenersi aggiornati sullo stato del CTN e su possibili modifiche può portare a sorprese e ritardi.

16# Ignorare le date di scadenza:

Non considerare il periodo di validità del CTN può comportare documenti scaduti e la necessità di presentare una nuova richiesta.

17# Comunicazione inadeguata:

Una comunicazione scarsa con le autorità doganali o con i fornitori di servizi può generare malintesi e complicazioni.

18# Scegliere fornitori di servizi poco affidabili:

Affidarsi a fornitori di servizi CTN non verificati o inesperti può causare errori e ritardi.

19# Trascurare le rettifiche:

Non rettificare il CTN quando cambiano i dati della merce o della spedizione può portare a inesattezze.

20# Dare per scontato che tutte le rotte siano uguali:

Dare per scontato che i requisiti CTN siano gli stessi per tutte le rotte può portare a non conformità e problemi di spedizione.

È fondamentale comprendere a fondo i requisiti CTN del Paese di destinazione e garantire una presentazione accurata e tempestiva, per evitare questi possibili errori e assicurare un trasporto della merce senza intoppi.